• Pour les réunions du parti, les présidents ou chefs de commission ou d’unité ne sont pas obligés d’être les animateurs d’une réunion donnée. Les présidents ou responsables de comités ou d’unités sont encouragés à demander à d’autres personnes d’animer et de coanimer des réunions afin qu’elles acquièrent des compétences en matière d’animation de réunions.
  • Dans les règles vertes, les motions et les amendements aux motions n’ont pas besoin d’être appuyés, peuvent être présentés par le facilitateur ou le cofacilitateur et ne peuvent être acceptés comme étant soumis à l’assemblée que si la majorité des membres votants présents y consentent. En fait, toutes les décisions prises dans le cadre de la procédure de prise de décision des règles vertes sont déterminées par la « volonté du groupe », c’est-à-dire par la volonté de la majorité des membres présents ayant le droit de vote. En d’autres termes, pour que la réunion se déroule de manière harmonieuse et efficace, le facilitateur peut prendre des décisions dans le cadre de la procédure de prise de décision lorsque la volonté du groupe est évidente. Toutefois, lorsque cette volonté n’est pas évidente (ou a été contestée par un ou plusieurs participants au vote), un sondage formel, qui pourrait comporter deux ou plusieurs options sur la manière de procéder, devrait être organisé parmi les membres votants présents.
  • Voici quelques exemples de décisions prises dans le cadre de la procédure de prise de décision : décider du temps de parole des orateurs, décider de « clore la liste des orateurs », décider du moment où l’on demande un accord, décider de passer au vote (au cas où l’on ne parviendrait pas à un accord), décider d’adopter une autre ligne de conduite (en fonction de l’importance de la situation), etc.
  • Pendant le tour de parole d’une personne, les animateurs doivent permettre aux autres de répondre aux questions dans le cadre du tour de parole de cette personne. Lorsque vous avez répondu à ces questions, revenez au tour de l’auteur de la question.
  • Anticipant le fait que certains participants à la réunion peuvent avoir des opinions tranchées sur certaines parties des motions et que d’autres participants ne sont pas d’accord avec ces opinions, il est suggéré aux facilitateurs de respecter les règles vertes afin de procéder de manière ordonnée :

    1. Orientez l’assemblée vers le traitement de ces objections comme des amendements à une motion principale, où l’assemblée peut alors être sondée pour déterminer si chaque amendement à la motion principale est acceptable pour l’assemblée ou non (ce qu’est la « volonté du groupe »). Si un ou plusieurs participants s’opposent fermement à la motion principale lorsque l’accord est testé, demandez-leur s’ils sont prêts à se retirer avec la possibilité de voir leur nom et leurs raisons consignés dans le procès-verbal pour référence ultérieure sur les raisons de leur retrait. Si la réunion se heurte à une ou plusieurs objections fermes alors qu’elle s’est déjà déroulée dans les conditions suivantes (a) et (b) ci-dessus, procéder à un vote sur l’acceptation de la proposition principale ou son renvoi pour un travail plus approfondi (là encore, en fonction de la « volonté du groupe »).
    Pour plus d’informations, voir la section III PROCÉDURE du règlement du parti vert.
  • Les réunions durent trop longtemps ? Utilisez le courrier électronique et le téléphone pour parler aux participants avant le début de la réunion. Fournissez les informations de base nécessaires et essayez de parvenir à un accord sur le plus grand nombre possible de points à traiter avant le début de la réunion.
  • Les règles vertes permettent des procédures alternatives de prise de décision pour des tâches, des sessions ou des unités spécialisées. Les élections et la méthode Bonser sont deux procédures alternatives de prise de décision. Pour plus d’informations, voir la section XI POINTS DE PROCÉDURE NON COUVERTS PAR LES PRÉSENTES PROCÉDURES et la partie (j) de la section V FACILITATION du règlement du parti vert.
  • Résolution vs. motion : Les « résolutions » sont celles qui sont généralement adoptées lors des réunions, c’est-à-dire « l’assemblée a décidé de … ». Les « motions » sont celles qui sont soumises et délibérées lors des réunions (avant d’être adoptées et de devenir des résolutions).