Adopté en septembre 1988 et amendé en août 1998, août 2000 et février 2009 par l’ensemble des membres du Parti.
I. INTRODUCTION
Voici les procédures complètes à utiliser lors des séances plénières de l’assemblée générale (congrès/rassemblement) des Verts canadiens / du Parti vert du Canada. Une version plus souple de ces procédures peut être utilisée pour les réunions plus restreintes, les sous-réunions ou les ateliers.
Ce document est principalement destiné à la formation des animateurs et à la consultation des animateurs et d’autres personnes pendant les réunions. Un bref résumé de ces procédures, appelé règlement intérieur abrégé, est également disponible, principalement pour les membres participant à la même réunion.
II DÉFINITIONS
Facilitateur : Également connu sous le nom de président ou de modérateur, il s’agit de la personne qui anime la discussion et reconnaît les orateurs. Voir également la section V FACILITATION.
Co-facilitateur : Également appelé coprésident, il est désigné dans le cadre d’une discussion importante ou animée pour tenir à jour une liste d’orateurs ou remplacer le facilitateur s’il doit se retirer temporairement. Voir également la section V FACILITATION et la section VI LISTE DES INTERVENANTS.
Rapporteur : La personne qui consigne toutes les décisions et les motifs de mise à l’écart dans le procès-verbal officiel d’une session plénière. Voir également la section IX PROCÈS-VERBAL.
Chronométreur : Une personne qui comptabilise le temps passé sur chaque sujet de discussion afin que la réunion puisse respecter ses engagements en matière de temps. Voir également la section X TENUE DU TEMPS.
Comité d’équité : Parfois appelée commission de médiation ou de résolution des conflits. Il s’agit d’un comité de médiateurs, de préférence sans droit de vote, dont la tâche consiste à (1) surveiller la température des débats lors de la réunion, (2) aider les membres du conseil et les autres personnes qui ont des problèmes avec certains aspects de la réunion, et (3) jouer un rôle actif de médiateur dans les conflits ou les plaintes qui peuvent survenir lors de la réunion. Cette commission peut être appelée à se réunir en dehors de la réunion afin d’aider les parties opposées à régler leurs différends.
Carte(s) de vote : dans une grande plénière, une seule carte de vote, ou un ensemble de cartes de vote colorées, peut être utilisé pour indiquer l’intention des membres votants à l’égard d’une motion : Si des cartes de couleur sont utilisées, une carte jaune indique qu’ils ont besoin de plus d’éclaircissements ou d’informations avant d’accepter ou de rejeter la motion ou la proposition, une carte verte indique qu’ils comprennent la motion ou ce qui est proposé et qu’ils l’acceptent, et une carte rouge indique qu’ils comprennent la motion ou ce qui est proposé et qu’ils s’y opposent.
Session : Différentes parties d’une même réunion, déterminées par l’ordre du jour.
Session simultanée : Temps de l’ordre du jour où plus d’une sous-réunion, d’un atelier, d’une présentation, ou d’une combinaison de ceux-ci, se déroulent simultanément, chacun dans des lieux différents.
Plénière : La réunion de l’ensemble du groupe sans qu’il y ait d’autres sessions simultanées du groupe.
Point d’ordre : Il s’agit d’un moyen de signaler à l’assemblée la nécessité d’une clarification, d’une traduction linguistique, d’une suggestion de procédure ou d’un complément d’information. Il ne faut pas en abuser. Voir également la section VI POINTS D’ORDRE.
Sondage : moyen de déterminer la procédure que l’assemblée souhaite suivre en cas de choix (par exemple, aux étapes (e) ou (l) de la section III PROCÉDURE). Lorsque la volonté de la réunion est évidente, le facilitateur procédera simplement à la procédure souhaitée, ce qui ne ralentira pas le déroulement de la réunion. Lorsqu’il n’est pas évident de savoir quelle procédure l’assemblée dans son ensemble souhaite suivre, le facilitateur procède à un vote plus formel, à main levée ou par carte de vote, des membres présents ayant le droit de vote, sur les options procédurales disponibles. Le facilitateur choisira l’option procédurale qui recueille le plus grand soutien de l’assemblée.
Proposition : La proposition d’action, documentée par le secrétaire général ou présentée par écrit à l’ensemble de l’assemblée, qui est actuellement examinée par l’assemblée.
Amendement : Une modification ou un ajout à la motion principale proposé par un ou plusieurs membres de l’assemblée. La liste des orateurs de la motion principale peut être suspendue et une liste d’orateurs distincte peut être ouverte afin de modérer la discussion sur l’amendement.
Amendement amical : Une manière brève et rapide de sonder l’assemblée pour déterminer l’acceptation d’un amendement visant à résoudre un problème particulier.
Vote décisif : Une manière formelle de déterminer l’acceptation ou le rejet d’une motion, par les membres votants présents, soit à main levée, soit par cartes de vote. Voir l’étape (m) de la section III PROCEDURE.
III PROCEDURE
a) Le facilitateur présente ou demande que soit présentée la résolution, la proposition ou la question à examiner.
b) Le facilitateur demandera ensuite un moment de silence pendant lequel chacun sera invité à noter toutes les questions qu’il a à propos de la résolution, de la proposition ou du problème qui vient d’être présenté.
c) Le facilitateur demande ensuite si quelqu’un souhaite des éclaircissements sur la résolution, la proposition ou la question qui vient d’être présentée. Si tel est le cas, le facilitateur ou le présentateur y répondra. Le facilitateur demandera aux autres d’écouter et de rayer leurs propres questions au fur et à mesure qu’ils entendent les réponses à leurs préoccupations. La résolution ou la proposition ne peut pas être amendée à ce stade. [La raison en est qu’il est plus équitable pour tous les participants à la réunion que chacun comprenne ce qui est soumis à l’assemblée avant que celle-ci ne procède à la discussion, à l’amendement ou à l’adoption/au rejet de la motion].
d) Le facilitateur demandera ensuite s’il est nécessaire de discuter ou d’apporter des modifications. Si une décision ou des modifications doivent être apportées, un délai pour conclure la décision ou la question sera déterminé par la réunion.
e) Le facilitateur ouvre ensuite la discussion et/ou les amendements, et surveille la réunion pour trouver d’éventuelles solutions et/ou un accord. Lorsqu’il n’est pas évident qu’une majorité des membres présents soit d’accord ou non avec une proposition d’amendement, le facilitateur interroge l’assemblée pour déterminer si l’amendement proposé est acceptable et, s’il est accepté, l’amendement devient partie intégrante de la motion.
f) Si une décision doit être prise et qu’il semble y avoir un désaccord profond sur certains points, le facilitateur peut proposer à la réunion que les personnes de chaque côté de la question, ainsi que celles qui ont formulé la proposition à l’origine, se réunissent en dehors de la réunion pour résoudre le(s) problème(s) et fassent ensuite rapport à la réunion.
g) Si une décision doit être prise et s’il semble y avoir un accord général sur une motion ou une motion modifiée, ou s’il n’y a pas d’autre discussion, le facilitateur vérifiera l’accord en demandant si quelqu’un s’oppose fermement à la motion. L’accord ne doit pas être interprété comme signifiant l’unanimité, mais seulement que tous les membres peuvent accepter la motion en question.
h) Si un membre a une forte objection à l’accord proposé, il peut le signifier verbalement et/ou en levant son carton de vote rouge lorsque le test d’accord est effectué. Ce faisant, il/elle doit être prêt(e) à exposer les raisons de son objection, y compris la valeur fondamentale des Verts canadiens / du Parti Vert du Canada qui est en cause.
i) S’il n’y a pas de fortes objections à l’accord proposé, le facilitateur doit alors confirmer qu’un accord a été trouvé en demandant au rapporteur de relire le texte de la motion et en vérifiant s’il y a toujours un accord. [Il ne sert à rien de se mettre d’accord sur quelque chose pour ensuite être en désaccord sur ce qui a été décidé parce que cela n’a pas été correctement enregistré à ce moment-là].
j) dans des réunions plus restreintes, ou lorsque l’assemblée estime qu’il est utile d’entendre ces informations, en cas de forte objection à l’accord proposé ;
1) Un à un, le facilitateur demande à l’assemblée d’entendre brièvement chaque membre qui s’est opposé à l’accord proposé.
2) Pour chaque objection, le facilitateur demande une discussion ou des amendements pour répondre aux préoccupations des membres qui ont soulevé l’objection. S’il y a accord sur des amendements, ceux-ci seront ajoutés à la motion en cours d’examen.
3) Le facilitateur peut demander à toute personne ayant une forte objection si elle est disposée à se retirer et à permettre aux autres membres de se mettre d’accord. Les membres qui se sont retirés sont inscrits au procès-verbal comme s’étant retirés et peuvent éventuellement faire consigner leurs raisons dans le procès-verbal. Si un nombre important de membres se retirent, le facilitateur reconnaît qu’il s’agit d’un non-accord de fait.
4) Lorsque tous les membres qui se sont opposés à l’accord proposé ont été traités, le facilitateur procède à une nouvelle vérification de l’accord.
k) Si, à la suite de l’étape (j), un accord ne peut être trouvé, le facilitateur peut proposer à l’assemblée que tous ceux qui ont une forte objection à la motion proposée, et un ou plusieurs autres qui soutiennent la motion, se réunissent séparément en dehors de cette assemblée pour discuter plus avant ou amender la motion et faire un rapport à cette assemblée pour un nouvel essai d’accord sur la motion.
l) Si, à l’issue de l’étape k), aucun accord ne peut être trouvé, le facilitateur interroge les participants à la réunion pour déterminer si
1) la proposition doit être déposée (et donc retirée de l’ordre du jour pour le reste de la réunion),
2) la proposition doit être renvoyée à ses auteurs pour être retravaillée (une version améliorée pouvant être réintroduite lors de cette réunion si le temps le permet ou lors de la prochaine réunion),
3) l’assemblée procède à un vote décisif sur la motion.
m) Si un vote décisif sur la motion doit avoir lieu, il sera procédé à un vote à main levée ou à un vote par carte, où les votes pour et contre sont comptés séparément et consignés dans le procès-verbal. Une motion de politique ou de directive est adoptée si plus de 60 % des membres votants présents votent en faveur de la motion, sinon la motion est adoptée si plus de 2/3 (66,6 %) des membres votants présents votent en faveur de la motion.
IV DROITS DE VOTE
a) Aux fins de ces procédures, un « membre » est une personne qui est membre en règle du Parti Vert du Canada / Canadian Greens et pour laquelle des documents peuvent être produits et qui est membre depuis au moins 30 jours avant la réunion ou qui a renouvelé son adhésion lors de la réunion.
b) Aux fins des présentes procédures, toute personne ne répondant pas aux critères de « membre » ci-dessus ne peut voter ou empêcher l’expression d’un accord sur une motion.
c) Le facilitateur et le co-facilitateur ne peuvent pas voter ou empêcher un accord.
V FACILITATION
a) Chaque séance plénière de prise de décision sera animée par un facilitateur et un cofacilitateur, tous deux choisis par l’assemblée en tenant compte de l’équilibre entre les hommes et les femmes.
b) Une personne sera le facilitateur et l’autre le co-facilitateur. Cette décision peut être prise lors de la session de réunion ou par les deux facilitateurs.
c) Le facilitateur est principalement responsable de ce qui suit :
1) Interprétation du présent règlement.
2) Gérer la réunion d’une manière que le facilitateur juge conforme à tout moment aux souhaits des membres présents.
d) Le co-facilitateur est principalement responsable de ce qui suit :
1) Interprétation du présent règlement.
2) Tenir à jour la liste des orateurs.
3) Aider le facilitateur à gérer la réunion.
e) Le(s) facilitateur(s) est (sont) chargé(s) de veiller à ce que la réunion se concentre sur une seule question à la fois et peut (peuvent) recommander à la réunion de répartir les points devant faire l’objet d’une discussion ou d’une décision spécifique pour chaque partie.
f) Le(s) facilitateur(s) peut(vent) recommander à l’assemblée de nommer des « assistants » pour aider le facilitateur ou le cofacilitateur à tenir à jour la liste des orateurs, à afficher la formulation des propositions avant l’assemblée, à tenir à jour les points de l’ordre du jour, les temps alloués, les priorités, etc.
g) Toute personne peut demander au facilitateur de tester l’accord, mais seul le facilitateur peut tester l’accord ou procéder à un vote. Le facilitateur sondera la réunion s’il n’est pas évident que la réunion est prête pour le test d’accord.
h) Les facilitateurs ne peuvent pas empêcher un accord ou un vote.
i) Si l’un des deux facilitateurs souhaite participer activement à une discussion, s’opposer à une proposition d’accord ou quitter temporairement la réunion, il doit céder sa place à l’autre facilitateur, qui peut alors choisir un cofacilitateur suppléant pour la durée de la discussion en cours. Tout « retrait progressif » de la facilitation restera en vigueur jusqu’à ce que la question en cours de discussion soit résolue. Ensuite, le facilitateur initial peut reprendre ses fonctions de facilitateur.
j) Le facilitateur peut proposer à l’assemblée de modifier, de suspendre ou d’ajouter temporairement une procédure du présent règlement intérieur, s’il estime que cela peut améliorer la situation. Ce faisant, la durée de la modification, de la suspension ou de l’ajout temporaire doit être précisée et l’acceptation de la modification, de la suspension ou de l’ajout temporaire est déterminée par un vote de l’assemblée. Les modifications, suspensions ou ajouts temporaires acceptés cessent d’être en vigueur à la fin de la réunion.
VI LISTE DES ORATEURS
a) Toute personne (membre ou non membre) peut être inscrite sur la liste des orateurs en faisant signe au co-facilitateur ou à une autre personne qui tient la liste des orateurs, à moins que la réunion n’en ait décidé autrement.
b) La liste des orateurs peut comprendre deux listes, l’une pour les personnes de sexe féminin souhaitant s’exprimer, l’autre pour les personnes de sexe masculin souhaitant s’exprimer.
c) L’autorisation de prendre la parole peut être accordée alternativement aux deux sexes et commence par la première personne inscrite sur la (les) liste(s).
d) La liste des orateurs de la motion principale peut être suspendue et une liste d’orateurs distincte peut être ouverte afin de modérer la discussion sur un amendement. Lorsque l’amendement est adopté ou annulé, la liste des orateurs de l’amendement est également annulée et la personne suivante sur la liste des orateurs de la motion principale est autorisée à prendre la parole.
e) Si la réunion semble dominée par une personne ou un petit groupe de personnes, le facilitateur ou le cofacilitateur peut modifier l’ordre des listes afin que les personnes qui n’ont pas encore pris la parole soient autorisées à s’exprimer plus tôt.
f) Le(s) facilitateur(s) peut(vent) recommander à la réunion de « clore la liste des orateurs » et de n’entendre que les personnes déjà inscrites sur la liste des orateurs afin de respecter le temps imparti ou de procéder plus rapidement si l’on estime qu’un accord est à portée de main.
g) La liste des orateurs est close si la proposition est approuvée, déposée, renvoyée à ses auteurs pour complément de travail, adoptée ou rejetée par un vote, ou si le point de l’ordre du jour est clos.
VII RAPPELS AU RÈGLEMENT
a) Tout membre de la réunion peut signaler au facilitateur un point d’éclaircissement s’il ne comprend pas la procédure ou s’il estime qu’une violation de ces règles a été commise. Ce faisant, il doit indiquer d’emblée l’article du présent règlement qui est en cause. Le facilitateur peut demander des avis contraires ou, à sa discrétion, statuer sur le point en question.
b) Tout membre de la réunion peut signaler au facilitateur un point d’ordre s’il a une suggestion de procédure qui, selon lui, aidera ou améliorera la facilitation de la discussion en cours.
c) Tout membre de la réunion peut signaler au facilitateur un point d’information ou le facilitateur ou le rapporteur peut demander un point d’information de manière indépendante :
1) lorsqu’un élément d’information est nécessaire à la discussion ; ou
2) lorsqu’il y a un point en discussion qui doit être consigné avec précision dans le procès-verbal.
d) Lorsque la réunion se déroule dans plus d’une langue, tout membre de la réunion peut signaler au facilitateur un point de traduction si nécessaire.
VIII. LA CONTESTATION DE LA FACILITATION OU DE LA CONDUITE D’AUTRES
a) Un membre de la réunion, autre que les facilitateurs, peut contester la facilitation ou la conduite d’une autre personne lors de la réunion :
1) s’il estime que le facilitateur n’a pas rendu une décision juste et précise ;
2) s’il estime qu’une personne déforme les règles pour empêcher une décision ;
3) s’il estime qu’une personne fait de l’obstruction ; ou
4) s’il estime qu’une autre violation grave a été commise.
b) En cas de contestation visée à l’étape (a), et pour la durée de la contestation, la réunion est fermée à toute autre question. Si c’est la facilitation qui est contestée, le facilitateur doit immédiatement abandonner la facilitation de la réunion au cofacilitateur, qui peut à son tour demander la nomination d’un cofacilitateur temporaire.
c) Le facilitateur entend la nature et les raisons de la contestation et peut demander des avis contraires ou demander l’avis du comité d’équité. Le facilitateur interroge ensuite l’assemblée sur la contestation.
d) La contestation sera considérée comme acceptée si une majorité des membres de la réunion interrogés, à l’exclusion des membres à l’origine de la contestation ou qui en font l’objet, accepte la contestation. Une fois la contestation acceptée, le facilitateur, en consultation avec l’assemblée, peut proposer à l’assemblée une résolution supplémentaire pour résoudre les problèmes liés à la réussite de la contestation.
IX MINUTES
a) Lors de chaque séance plénière de prise de décision, au moins une personne sera désignée pour enregistrer le procès-verbal à tout moment. Pour les grandes réunions, les téléconférences et/ou les réunions importantes, l’enregistrement électronique de la réunion est également recommandé en plus de la personne désignée pour enregistrer le procès-verbal. b) Le procès-verbal comprendra (au minimum) :
1) Le titre et l’objet de la réunion et de la session ;
2) La date, l’heure et le lieu de la réunion ou de la session ;
3) Les personnes présentes et leur statut de membre ou de votant. Des approximations peuvent être nécessaires pour les grandes séances plénières.
4) Les noms des animateurs, du (des) secrétaire(s) et du (des) chronométreur(s).
5) Les titres des points de l’ordre du jour ou des sujets de discussion, chacun suivi de la formulation approuvée de toute motion acceptée au cours du point de l’ordre du jour, et le contexte ou la justification d’une décision particulière, y compris les principaux points soulevés. Ce contexte, en plus de la formulation approuvée des motions, doit être résumé et non personnalisé, dans la mesure du possible.
6) La date, l’heure et le lieu où la réunion ou la session a été ajournée.
7) Pièces jointes ou annexes pertinentes ou nécessaires.
c) Le rédacteur du procès-verbal s’assure que le procès-verbal complet est transmis au secrétaire du parti ou de la réunion pour mise en forme, classement et distribution. Le secrétaire du parti ou de la réunion s’assure que les procès-verbaux complétés sont reçus des rapporteurs de chaque session.
d) Le rapporteur est autorisé à participer activement à la réunion dans la mesure où son statut de membre ou de votant le lui permet.
X TENUE DU TEMPS
a) Lors de chaque séance plénière de prise de décision, une personne sera désignée comme chronométreur afin de comptabiliser le temps passé sur les parties de la séance déterminées par l’assemblée.
b) Au minimum, comme déterminé par la réunion, le chronométreur informera le facilitateur lorsque
1) Le temps alloué est sur le point de s’écouler.
2) Le temps alloué est écoulé.
c) Le chronométreur est autorisé à participer activement à la réunion dans la mesure où son statut de membre ou de votant le lui permet.
XI ÉLÉMENTS DE PROCÉDURE NON COUVERTS PAR LES PRÉSENTES PROCÉDURES
a) Le facilitateur peut proposer à l’assemblée, selon la procédure décrite à l’étape (j) de la section V FACILITATION, des points de procédure non couverts par les présentes procédures ou couverts par toute autre procédure pertinente des Verts canadiens / du Parti Vert du Canada.